Documents combinés – Foire aux questions

1. Quand les frais pour les documents faisant partie d’autres documents sont-ils entrés en vigueur?
2. Pourquoi faut-il verser 200 $ ou plus pour l’enregistrement de certains documents?
3. Quelle est la fonction de ces frais?
4. Pourquoi les documents joints à des déclarations statutaires peuvent-ils être enregistrés à un tarif de 100,00 $, dans le cadre de la déclaration?
5. Que puis-je faire pour éviter d’avoir à verser les frais supplémentaires pour les documents faisant partie d’autres documents?
6. Quels sont les frais pour un certificat de mariage ou de décès quand il est joint à un acte notarié ou fait partie d’une déclaration statutaire?
7. Pourquoi y a-t-il des frais pour un testament non homologué qui est joint à un acte notarié alors qu’il est impossible d’enregistrer le testament séparément?
8. Lorsqu’un document faisant partie d’un autre document ne contient pas les originaux des signatures, est-ce que le document inclus est malgré tout considéré comme un document séparé devant faire l’objet de frais d’enregistrement supplémentaires?
9. Est-ce que les frais pour les documents inclus ne s’appliquent que quand les deux documents sont des originaux?
10. Que fait le personnel du bureau de l’enregistrement foncier pour les documents qui sont à l’intérieur d’un autre document mais qui sont photocopiés en tant que parties de cet autre document?
11. S’il y a une cession en faillite avec mise en garde jointe, considère-t-on qu’il s’agit d’un document à l’intérieur d’un autre document?
12. Est-ce que cela ne suscitera pas de confusion chez le personnel du bureau de l’enregistrement foncier et chez les utilisateurs si l’on perçoit de frais pour certains documents quand ils sont inclus avec un acte notarié, alors qu’il n’y a pas de frais pour
13. Est-ce que le personnel du bureau de l’enregistrement foncier a le droit de refuser un document contenant un autre document, lorsqu’il est accompagné d’un chèque de 100,00 $?
14. Pourquoi les documents qui se rapportent au même concédant doivent-ils être enregistrés séparément? Ils n’ont pas à être indexés à partir d’un autre nom pour que les chercheurs puissent les trouver.
15. Comment les plans annexés sont-ils traités dans le cadre des frais pour les documents à l’intérieur d’autres documents ?
16. Est-ce qu’une copie de certificat de jugement annexée à un acte notarié ferait l’objet de frais supplémentaires ?
17. Qu’est-ce qui permettra au personnel du bureau de l’enregistrement foncier de déterminer que certains documents sont inclus dans d’autres documents? Vont-ils suivre une formation spéciale pour apprendre comment prendre une décision concernant les frais d’
18. Est-ce que, lorsqu’une procuration spécifique est jointe ou incluse dans un document, elle fait l’objet de frais d’enregistrement séparés?
19. Avez-vous d’autres questions?

Quand les frais pour les documents faisant partie d’autres documents sont-ils entrés en vigueur?

Les règlements en application de la loi sur les coûts et les frais (Cost and Fees Act) sur les frais pour les documents faisant partie d’autres documents sont entrés en vigueur le 1er février 2002.

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Pourquoi faut-il verser 200 $ ou plus pour l’enregistrement de certains documents?

Les règlements établis en application de la loi sur les coûts et les frais (Cost and Fees Act) indiquent qu’on applique des frais de 100,00 $ pour chaque document, plan ou acte classé ou enregistré, qu’il soit enregistré individuellement ou que l’on présente plusieurs documents combinés dans une seule et même demande auprès du bureau de l’enregistrement foncier. Si vous enregistrez un document qui contient un autre document, on vous fera verser des frais d’enregistrement pour chaque document, comme s’ils étaient enregistrés séparément. Il est conseillé aux utilisateurs d’enregistrer les documents séparément, lorsque cela est approprié, pour qu’ils soient indexés. Si les documents joints sont déjà enregistrés auprès du bureau de l’enregistrement foncier, alors on peut utiliser une référence au livre et à la page concernés afin d’éviter d’avoir à verser des frais supplémentaires.

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Quelle est la fonction de ces frais?

Ces frais pour les documents faisant partie d’autres documents ont pour but de préserver l’intégrité des informations dans le système du bureau de l’enregistrement foncier. Au cours des dernières années, les registraires des titres fonciers de la province ont remarqué que les gens avaient de plus en plus tendance à combiner plusieurs documents dans un seul et même document pour l’enregistrement. Quand les documents sont ainsi combinés, seul le premier document ou le document principal est indexé et les autres documents contenus dans le document principal ne sont pas notés dans le répertoire des concédants et des concessionnaires. Du coup, certains renseignements et documents fonciers sont difficiles à trouver et cela a un impact sur l’exhaustivité du répertoire des concédants et des concessionnaires. Si l’on ne remédie pas à cette situation, l’intégrité du système de régime foncier de la Nouvelle-Écosse finira par être compromise.

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Pourquoi les documents joints à des déclarations statutaires peuvent-ils être enregistrés à un tarif de 100,00 $, dans le cadre de la déclaration?

En règle générale, les documents joints à une déclaration statutaire servent à justifier les énoncés du déposant dans la déclaration. Il ne s’agit pas de documents séparés quand ils sont utilisés à cette fin. Cela est vrai pour tous les documents sauf les actes notariés et les hypothèques. Lorsqu’on joint un acte notarié ou une hypothèque à une déclaration statutaire, il faut payer des frais distincts de 100,00 $ pour cet acte notarié ou cette hypothèque en plus des frais pour la déclaration statutaire. Il n’y a pas d’autres frais distincts à verser pour les autres documents joints à une déclaration statutaire.

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Que puis-je faire pour éviter d’avoir à verser les frais supplémentaires pour les documents faisant partie d’autres documents?

Lorsqu’il faut joindre un document ayant déjà été enregistré, il est préférable de fournir des précisions sur son enregistrement plutôt que d’inclure une copie du document lui-même.

Cependant, si d’autres documents sont joints au document principal, leur addition n’entraînera pas l’imposition des droits rattachés aux documents supplémentaires dans les situations suivantes :

1. s’il est clair que le document joint a déjà été enregistré dans le même comté (c. à d. s’il comporte une estampille d’enregistrement ou si un formulaire de soumission électronique est inclus);
2. si le document joint ne peut être enregistré à titre de document distinct;
3. si le document principal est une déclaration statutaire et que des documents non enregistrés ont été annexés (sauf pour ce qui est des actes de transfert et des hypothèques) ou que d’autres documents déjà enregistrés sont joints.

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Quels sont les frais pour un certificat de mariage ou de décès quand il est joint à un acte notarié ou fait partie d’une déclaration statutaire?

Il n’y a pas de frais supplémentaires quand on joint un certificat de mariage ou de décès à un acte notarié. Dans la pratique, le certificat de décès est souvent annexé à l’acte notarié en guise de preuve des déclarations figurant dans le préambule. Les certificats de décès et de mariage annexés aux déclarations statutaires sont également enregistrés en guise de preuves pour les déclarations et font par conséquent partie intégrante du document. Les frais d’enregistrement sont de 100,00 $.

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Pourquoi y a-t-il des frais pour un testament non homologué qui est joint à un acte notarié alors qu’il est impossible d’enregistrer le testament séparément?

Il convient de ne pas enregistrer de testament non homologué dans le cadre d’un acte notarié. Il ne fait pas partie de l’acte de cession. Il est certes impossible de l’enregistrer par lui-même, mais on peut l’enregistrer sous la forme d’une annexe de déclaration statutaire. C’est là la façon appropriée d’enregistrer le testament. Les frais sont perçus en vue de garantir que les documents sont bien préparés et enregistrés séparément s’il y a lieu, dans l’optique de faire en sorte que les informations des index soient exactes et complètes.

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Lorsqu’un document faisant partie d’un autre document ne contient pas les originaux des signatures, est-ce que le document inclus est malgré tout considéré comme un document séparé devant faire l’objet de frais d’enregistrement supplémentaires?

La présence ou l’absence des originaux des signatures dans les documents joints/inclus ne joue pas de rôle décisif quand il s’agit de déterminer s’il y a des frais supplémentaires à percevoir pour le document inclus. Le facteur décisif est l’inclusion d’informations supplémentaires dans un autre document (le plus souvent l’acte notarié), qui devraient être enregistrées séparément. Les frais supplémentaires pour le document ne concernent pas le fait qu’il peut être enregistré de façon indépendante, mais le fait qu’il devrait être enregistré séparément ou dans le cadre d’une déclaration statutaire.

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Est-ce que les frais pour les documents inclus ne s’appliquent que quand les deux documents sont des originaux?

On utilise généralement des documents inclus comme preuves étayant des déclarations sous serment faites ailleurs dans le document principal, habituellement un affidavit d’état civil. Ces documents inclus ne sont pas indexés ni copiés et enregistrés séparément. Ils font partie du document principal enregistré (p. ex. l’acte notarié). Selon les règlements pour les documents faisant partie d’autres documents, il faut percevoir des vrais pour ces documents inclus comme s’ils étaient enregistrés en tant que documents séparés, même s’ils ne sont pas sous une forme appropriée pour être enregistrés séparément. C’est à l’avocat que revient la responsabilité de séparer les documents — pratique qui est conforme à la fonction de l’interface graphique et du système d’enregistrement foncier lui-même.

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Que fait le personnel du bureau de l’enregistrement foncier pour les documents qui sont à l’intérieur d’un autre document mais qui sont photocopiés en tant que parties de cet autre document?

On ne demandera pas au personnel de séparer les documents. Le personnel renverra les documents pour lesquels le client n’a pas versé les frais appropriés. Les documents inclus ne sont pas indexés ni copiés et enregistrés séparément. Le personnel continuera de les indexer uniquement selon le document principal enregistré (p. ex. l’acte notarié).

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S’il y a une cession en faillite avec mise en garde jointe, considère-t-on qu’il s’agit d’un document à l’intérieur d’un autre document?

Si l’on présente à l’enregistrement une cession en faillite avec un avertissement ou une mise en garde, le tout sera traité comme un seul document. La loi sur les faillites et l’insolvabilité (Bankruptcy and Insolvency Act) stipule qu’on peut accompagner une cession qui n’a jamais été enregistrée d’une mise en garde quand on la présente à l’enregistrement. C’est pour cela que, si le document comprend une mise en garde, cette mise en garde est considérée comme faisant partie de la cession et ne fait donc pas l’objet de frais séparés.

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Est-ce que cela ne suscitera pas de confusion chez le personnel du bureau de l’enregistrement foncier et chez les utilisateurs si l’on perçoit de frais pour certains documents quand ils sont inclus avec un acte notarié, alors qu’il n’y a pas de frais pour

La règle est claire : les documents (sauf les actes notariés et les hypothèques) annexés à une déclaration statutaire ne font pas l’objet de frais supplémentaires à l’enregistrement. Tous les documents joints à un acte notarié, sauf l’affidavit d’état civil, le certificat de mariage ou le certificat de décès, font l’objet de frais supplémentaires. Pour réduire au minimum le coût de l’enregistrement, on peut inclure des références aux livres et aux pages pour les documents enregistrés antérieurement, au lieu d’inclure une copie supplémentaire du document. Il convient d’enregistrer de façon appropriée dans le cadre d’une déclaration statutaire les documents annexés à un acte notarié pour lesquels on fait payer des frais supplémentaires. Si les documents servent de preuves étayant les faits mentionnés dans une déclaration, on fera payer des frais de déclaration, que l’on enregistre une déclaration séparée ou que la déclaration soit enchâssée dans un document comme un acte notarié. Les frais supplémentaires concernent essentiellement la déclaration statutaire contenue dans l’acte notarié.

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Est-ce que le personnel du bureau de l’enregistrement foncier a le droit de refuser un document contenant un autre document, lorsqu’il est accompagné d’un chèque de 100,00 $?

L’article 13 de la loi sur l’enregistrement des actes (Registry Act) stipule que tout registraire doit avoir le droit d’imposer les frais et indemnités spécifiés pour ses services dans la loi sur les coûts et les frais (Costs and Fees Act). La grille tarifaire précise que, dans le cas où on a un document contenant de multiples documents, il faut percevoir des frais d’enregistrement pour chaque document inclus. Si le client ne verse pas les frais conformément aux règlements, le registraire ne peut, selon l’article 13, offrir ses services d’enregistrement. La situation est la même que ce qui se produit quand un client présente un seul document en vue de le faire enregistrer sans verser les frais d’enregistrement exigés : on renvoie le document au client en lui demandant de le renvoyer avec le montant approprié pour les frais d’enregistrement.

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Pourquoi les documents qui se rapportent au même concédant doivent-ils être enregistrés séparément? Ils n’ont pas à être indexés à partir d’un autre nom pour que les chercheurs puissent les trouver.

Il est important d’enregistrer tous les documents séparément afin de préserver l’intégrité des informations du répertoire des concédants et des concessionnaires. Si les documents n’étaient pas enregistrés séparément, ils seraient masqués et seul l’examen attentif du document principal (p. ex. de l’acte notarié) permettrait de déterminer que ce document contient en réalité d’autres informations importantes relatives à la qualité du titre détenu par le concédant. Il convient d’indexer ces documents séparément, de façon à ce que l’index rende pleinement compte de l’ensemble des dispositions du document. Tout document annexé ou inclus dans le document principal sera « enfoui » et ne sera pas visible dans l’interface graphique. Cela va à l’encontre de l’intention de l’interface graphique et du système d’enregistrement foncier lui-même.

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Comment les plans annexés sont-ils traités dans le cadre des frais pour les documents à l’intérieur d’autres documents ?

Les plans de taille légale ne font pas l’objet de frais supplémentaires. Lorsqu’un plan, une partie de plan ou un croquis accompagne un acte notarié et a la forme d’une feuille de format lettre ou de format légal, il n’est pas comptabilisé comme un document séparé. Le plus souvent, on joint à l’acte notarié ce type de représentation pour donner une idée visuelle de ce qui est décrit dans le texte et pour expliquer la description. Les plans de taille plus élevée (c’est-à-dire les plans qui ne rentrent pas dans une feuille de format légal) doivent être classés séparément des autres documents. Comme c’est l’usage à l’heure actuelle, on fait payer des frais séparés pour les plans qui sont d’une taille plus élevée. Les plans d’arpentage (pour le redécoupage) ne font pas l’objet de frais d’enregistrement, quelle que soit leur taille et qu’ils soient ou non annexés à un autre document.

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Est-ce qu’une copie de certificat de jugement annexée à un acte notarié ferait l’objet de frais supplémentaires ?

Chaque fois qu’une personne annexe une copie de document — en dehors des affidavits d’état civil et des certificats de mariage et de décès — à un acte notarié, on fait payer des frais séparés de 100,00 $. Ceci s’applique aussi bien aux documents annexés en guise de preuve pour les déclarations de l’acte notarié et aux documents annexés en guise de preuve pour les déclarations de l’affidavit d’état civil. Il convient d’insérer les documents présentés en guise de preuve de déclarations contenues dans un affidavit ou de preuve de déclarations dans un acte notarié dans une déclaration statutaire séparée. Pour éviter les frais supplémentaires, si les documents mentionnés dans les déclarations de l’acte notarié ou dans l’affidavit d’état civil sont déjà enregistrés au bureau d’enregistrement foncier, il convient d’insérer une référence au livre et au numéro de page concernés au lieu d’en inclure des copies.

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Qu’est-ce qui permettra au personnel du bureau de l’enregistrement foncier de déterminer que certains documents sont inclus dans d’autres documents? Vont-ils suivre une formation spéciale pour apprendre comment prendre une décision concernant les frais d’

Si le membre du personnel a des doutes légitimes concernant la question de savoir si le document présenté consiste en réalité en plusieurs documents, il convient de l’enregistrer en faisant payer des frais de 100,00 $ pour un seul document. L’article 13 de la loi sur l’enregistrement des actes (Registry Act) stipule que le client doit verser au registraire les frais pour les services indiqués dans la loi sur les coûts et les frais (Costs and Fees Act). Cette loi a récemment fait l’objet d’un amendement en vue d’exiger des frais séparés pour les documents combinés et présentés sous une forme combinée comme un seul et même document. On fournira au personnel des exemples de documents à l’intérieur d’autres documents et le personnel examinera les documents comme il le fait à l’heure actuelle. On fournira un appui au personnel quand la situation soulève des questions.

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Est-ce que, lorsqu’une procuration spécifique est jointe ou incluse dans un document, elle fait l’objet de frais d’enregistrement séparés?

Les procurations générales doivent être classées dans la liste des procurations générales et font l’objet de frais séparés. Lorsque la procuration concerne spécifiquement la transaction et est jointe ou incluse dans le document justifiant la transaction, elle ne fait pas l’objet de frais d’enregistrement séparés. Lorsque la procuration est spécifique en ce qu’elle attribue des pouvoirs à l’individu pour une parcelle ou des parcelles cadastrales, mais ne concerne pas une transaction cadastrale spécifique, elle fait l’objet de frais d’enregistrement séparés si elle est annexée ou combinée à un autre document.

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Avez-vous d’autres questions?

Si vous avez une question supplémentaire, veuillez l’adresse à POL sur la page « Ask Property Online A Question » (en anglais seulement). Ce lien figure également sur la page d’accueil de POL, à : www.nspropertyonline.ca (en anglais seulement).

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